Microsoft 365
Þegar fyrirtækið vex verða Teams, skjöl og aðgangar fljótt flóknari en þau þurfa að vera. Við komum skipulagi á umhverfið, einföldum umsýsluna og látum það styðja hvernig reksturinn vinnur í raun.
Aðgangur fylgir hlutverki, ekki einstökum beiðnum.
| Hlutverk | Teams | Skjöl | Fjármál | Stjórnun |
|---|---|---|---|---|
| Stjórnendur | Já | Já | Já | Les aðeins |
| Fjármál | Já | Já | Já | Nei |
| Sala | Já | Já | Nei | Nei |
| Nýr starfsmaður | Já | Les aðeins | Nei | Nei |
Dæmi til skýringar, ekki frá tilteknum viðskiptavini.
Kannist þið við þetta?
Flest fyrirtæki eru með Microsoft 365. Vandinn er sjaldnast að forrit vanti, heldur að umhverfið hefur vaxið án sameiginlegs skipulags.
Hvað við gerum
Við byrjum á því hvernig þið vinnið, ekki á því hvaða forrit eru í boði. Hvert verkefni á að gera eitthvað skýrara eða auðveldara í daglegum rekstri.
StaðanSkjöl liggja í tölvupósti, persónulegum möppum og mörgum Teams-svæðum.
Við skilgreinum hvar upplýsingar eiga heima og hvaða hlutverki Teams, SharePoint og OneDrive gegna, með eiganda og líftíma fyrir hvert svæði.
ÁvinningurinnStarfsfólk finnur nýjustu útgáfuna án þess að spyrja.
StaðanAðgangar eru veittir eftir beiðnum og gleymast þegar hlutverk breytast.
Aðgangur er skilgreindur eftir hlutverki og yfirfarinn reglulega, svo fólk hafi þann aðgang sem það þarf, ekki meiri.
ÁvinningurinnÞið vitið hver hefur aðgang að hverju, og af hverju.
StaðanNýtt starfsfólk bíður eftir réttindum og aðgangi er ekki alltaf lokað við starfslok.
Skýrt ferli fyrir fyrsta daginn, breytingar á hlutverki og starfslok, sjálfvirknivætt þar sem það á við.
ÁvinningurinnMinni handavinna og færri skref sem gleymast.
StaðanUmhverfið þarf að flytja eða laga án þess að stöðva daglega vinnu.
Tölvupóstur, skjöl og vinnusvæði flutt eftir áætlun og prófuð áður en þau eru tekin í almenna notkun.
ÁvinningurinnBreytingin gengur í gegn með sem minnstri röskun.
StaðanSamþykktir, tilkynningar og upplýsingar fara á milli með tölvupósti og handavinnu.
Endurtekin skref sjálfvirknivædd og Microsoft 365 tengt öðrum rekstrarkerfum þar sem það skilar ávinningi.
ÁvinningurinnFærri handvirk skref á milli kerfa.
StaðanSkipulag sem var gott í byrjun riðlast smám saman þegar fólk og verkefni breytast.
Við fylgjum umhverfinu eftir og aðlögum skipulag, aðganga og verklag þegar reksturinn breytist.
ÁvinningurinnUmhverfið helst skýrt, ekki bara fyrsta daginn.
Hluti af heildinni
Skipulag, aðgangar og vinnuferlar í Microsoft 365 tengjast öryggi, öðrum kerfum og sjálfvirkni. Við horfum á reksturinn sem eina heild.
Ferlið
Hvort sem umhverfið er nýtt eða hefur vaxið í mörg ár er ferlið lagað að stöðunni. Ekki þarf að breyta öllu í einu.
Notendur, aðgangar, skjöl, vinnusvæði og helstu vinnuferlar.
Hvar upplýsingar eiga heima, hvernig aðgangar virka og hvað fer í forgang.
Breytingar gerðar samkvæmt áætlun og prófaðar fyrir almenna notkun.
Einfalt verklag og skýrar leiðbeiningar svo nýja uppbyggingin nýtist.
Notkun og breytingar yfirfarnar svo skipulag og aðgangar haldist í lagi.
Spurt & svarað
Já. Við byrjum á að fara yfir núverandi umhverfi, kortleggja hvað er til staðar og leggja til forgangsraðaðar breytingar án þess að byggja allt upp frá grunni.
Nei. Oft er skynsamlegra að byrja á þeim breytingum sem draga mest úr óreiðu eða áhættu og þróa umhverfið áfram í áföngum.
Já, flutningur getur verið hluti af verkefninu. Umfang og leið ráðast af því hvaðan gögnin koma, hversu mikið þarf að flytja og hvernig nýja umhverfið á að vera skipulagt.
Oft já. Við skoðum hvaða tengimöguleikar eru til staðar og hvort sjálfvirkni eða sértenging geti fært upplýsingar eða verkefni á milli kerfa. Sjá samþættingar og sérlausnir.
Gervigreind sem vinnur með innri upplýsingar virkar betur þegar gögn eru skipulögð og aðgangar skýrir. Þess vegna byrjum við á grunninum og metum síðan hvaða notkun hentar. Sjá sjálfvirkni og gervigreind.
Aðgangar, innskráning og deiling gagna eru hluti af hönnuninni frá upphafi. Ef þið viljið fara betur yfir stöðuna er stöðumat á öryggi tölvukerfa eðlilegt næsta skref.
Næsta skref
Komið með eitt atriði sem truflar: óreiðu í skjölum, aðgangsmál eða ferli sem tekur of mikinn tíma. Við förum yfir stöðuna með ykkur og finnum skynsamlegt næsta skref.
Komið með núverandi áskorun eða markmið. Við förum yfir umhverfið og hjálpum að móta skýrt næsta skref.
Engin skuldbinding. Við byrjum á vandamálinu, ekki sölukynningu.